وظایف و نقش مدیر پروژه- بخش سوم
مسئولیت های مدیر پروژه
اگر نقش مدیر پروژه را شکسته و به مسئولیت های اصلی این سِمَت مهم و کلیدی در مدیریت پروژه تقسیم کنیم، تصویر بهتری از میزان نظارت آنها در طول جدول زمانی پروژه و نحوه نظارت به تضمین موفقیت بدست می آوریم.
برخی از مسئولیت های اصلی یک مدیر پروژه که در مشاوره مدیریت پروژه می توانیم به آن اشاره کنیم، عبارتند از:
- برنامه
ریزی و توسعه ایده پروژه
هر پروژه با یک ایده آغاز می شود. مدیر پروژه مسئول شناسایی ایده و توسعه روشی برای اجرای آن با همکاری مشتریان خارجی و ذینفعان داخلی است. ایجاد و رسیدگی به انتظارات مشتریان، ایجاد یک طرح جامع پروژه، تعریف محدوده پروژه و تعیین وظایف اعضای تیم پروژه، بخشی از مسئولیت های مدیر پروژه است.
- توسعه و رهبری تیم در راستای تحقق اهداف پروژه
مدیران پروژه بر یک تیم نظارت می کنند تا چشم انداز از پیش تعیین شده پروژه را برآورده نمایند و انتظارات ذینفعان را برآورده کرده و حتی در مواردی از آنها فراتر روند. مدیر پروژه مسئول گرد هم آوردن و مدیریت تیم خود برای ایجاد یک ماشین پروژه با کارکردی مطمئن و درست است. راه اندازی تیم جهت نیل به اهداف پروزه و دستیابی به موفقیت مستلزم آن است که مدیر پروژه هر گونه دستورالعمل، راهنمایی یا مربیگری را در صورت نیاز ارائه دهد.
- تعیین مهلت و نظارت بر پیشرفت پروژه
از جمله مسئولیت های مدیر پروژه برنامه ریزی و اجرا است. مدیر پروژه باید مدام بررسی کند که پروژه چگونه پیش می رود. مدیر پروژه همه چیز را مدیریت می کند از ایجاد جدول زمانی دقیق تکمیل پروژه گرفته تا اطمینان از تکمیل فعالیت ها در چارچوب پارامترهای تعیین شده. علاوه بر این، یک مدیر پروژه می بایست تاخیرهای احتمالی از سمت مشتری را نیز پیشبینی نماید و تیم را از تعدیل نیازهای مشتری مطلع کند.
- شناسایی ریسک ها و محدودیت های احتمالی و ارائه راهکار
هر پروژه شامل یکسری ریسک های شناخته شده و از طرفی دیگر شناخته نشده است که نیازمند شناسایی و ارائه راهکارهای لازم می باشد. ضروری است، مدیر پروژه، هر گونه مشکل بالقوه را قبل از بروز پیش بینی کند زیرا مدیر پروژه اولین فردی است که کلیه ذینفعان و اعضای تیم در صورت بروز مشکل به او مراجعه می کنند. توانایی انطباق و حل مشکلات برای حفظ کنترل پروژه ضروری است. مدیران پروژه باید از قبل برای چندین موضوع از جمله خزش دامنه و محدوده یا گسترش آن و یا اصلاح اقلام تحویلی پروژه در طول زمان آماده شوند. این قبیل اتفاقات معمولا زمانی اتفاق رخ میدهد که محدوده و دامنه پروژه از ابتدا به طور واضح مشخص نشده و میتواند به طور قابل توجهی بر زمان و بودجه تاثیر بگذارد.
- مدیریت بودجه
یکی دیگر از وظایف مهم مدیران پروژه، مدیریت بودجه است. مدیران پروژه اطمینان حاصل می کنند که پروژه به طور موثر در چارچوب بودجه تکمیل می شود. یک مدیر پروژه خوب در مقرون به صرفه بودن مهارت دارد. مدیران پروژه همچنین باید در مورد هزینهها شفاف و صادق باشند تا کلیه ذینفعان از پرداختیهای که می بایست انجام شود آگاهی کامل و جامع داشته باشند.
- اطمینان از رضایت ذینفعان
از بین تمام افرادی که روی یک پروژه کار می کنند، مدیران پروژه نزدیکترین روابط را با ذینفعان پروژه دارند. در نتیجه، بسیار مهم است که آنها کانال های ارتباطی باز را برای به روز رسانی و انتقاد حفظ کنند. به عنوان مثال، مدیر پروژه مسئول به روز رسانی اطلاعات مشتری از پیشرفت و عملکرد پروژه در خصوص هرگونه مشکل یا تغییر در جدول زمانی پروژه است.
- ارزیابی عملکرد پروژه
مدیر پروژه مسئول ارزیابی عملکرد پروژه پس از تکمیل آن است. با جمع‌آوری کارآمد داده‌ها در طول فرآیند، یک مدیر پروژه میتواند نقص‌ها را مشخص کند و برنامه‌ریزی‌هایی برای نحوه رسیدگی به مشکلات مشابه در آینده انجام دهد. همچنین این زمان مناسبی برای پاداش دادن به جنبه های مثبت پروژه، مانند عملکرد مناسب تیمی در طول پروژه است.
این مسئولیت ها، ستون و هسته اصلی مشاوره مدیریت پروژه و به دنبال آن مشاوره ایزو 21500 هستند که مدیران پروژه را برای نظارت کافی بر هریک از وظایف در پروژه توانمند می کنند. علاوه بر این، به مدیران پروژه اجازه می‌دهند تا جدول‌های زمانی ایجاد کنند، وظایف را محول کنند و یک پروژه را کاملا مطابق با نیازهای همه کسانی که می‌خواهند از تکمیل آن بهره‌مند شوند شکل دهند.
